Stage Aurélie

Introduction

Mon stage se déroule à la Foire Aux Vins de Colmar du 01/04 au 16/08/2016.
Mes missions seront grossièrement les suivantes : aide à l'organisation du festival, community management, rédaction de newsletters, recherche de partenariat, participation aux évènements,.. et surement encore plein d'autres choses.

Pré-stage

Bien avant que mon stage débute, plusieurs questions s'accumulent déjà dans mon esprit.
Je débute mon stage le 01 avril, date emblématique pour faire des farces ! Toutefois, il s'agit aussi de mon premier jour de travail. Une farce sera-t-elle acceptée un jour de début de contrat de stagiaire ? Est-ce que l'ambiance de l'entreprise permet de faire des farces ou non ? Ne pas faire de farces pourrait être mal vu également..
Je ne connais pas encore le contexte de l'entreprise, ni leurs habitudes, leurs traditions ou les interdits. De ce fait, émerge une deuxième question : quelle tenue porter pour un premier jour ?
Quelle est le dress code de l'entreprise ? Est-ce qu'il y a un dress code selon la hiérarchie ? N'ayant pas eu de consigne à ce niveau là, dois-je en déduire que la tenue vestimentaire est libre et/ou sans réelle importance pour eux ? Je l'espère :)
Toute ces questions me viennent dans un esprit de "vouloir bien faire". J'aimerais m'adapter et m'intégrer rapidement dans l'équipe, en évitant les faux pas ou de transgresser les règles tacites sans en être consciente par exemple. Cependant, je connaitrais ces règles uniquement une fois que mon stage aura débuté. Il est donc difficile de "prévoir" réellement les choses. Je compte plutôt sur mon adaptabilité et mon sens de l'observation.
Par contre, il est possible de me préparer au mieux sur d'autres points. Il me semble nécéssaire de me renseigner le plus précisément(davantage que pour l'entretien) possible sur l'entreprise, grâce à divers recherches internet, de connaitre la programmation exacte du festival (date, horaire, artiste, guest), de prendre connaissance des derniers posts Facebook et Twitter, des dernières newsletters qui ont été envoyées, etc..

Carnet d'observation / Mes missions

Premier jour : 01/04

- Mise à jour de l'agenda du site http://colmar-expo.fr qui recense l'ensemble des évènements gérés par l'entreprise. (WordPress)
- Réponse aux messages privées sur FB.
- Recherche de partenariat avec BlablaCar.
- Découverte de HootSuite.
- Découverte site internet de la Hard Rock Session. http://hardrocksession.com
- Prise de photos pour le compte Instagram de Colmarexpo.

04/04 :

- Ajout des évenements publics + spectacle sur la page FB de Colmar Expo.
- Apprentissage Dreamweaver pour newsletter.
- Manipulation de Powow4 pour newsletter.
- Création de la newsletter pour le mois de mai (pour la presse).
- Checker les sites internet et référencer la Hard Rock Session si besoin.

• 05/04 :
• 06/04 :
• 07/04 :
• 08/04 :
  

Ecrit d'étonnement

Premier jour : 01/04

Avec un peu d'avance, j'avais questionné mon futur tuteur, Arnaud, concernant mon heure d'arrivée pour mon premier jour de stage. Il m'a rapidement répondu que je serais attendu pour 9h le 01/04. Je m'y suis donc rendu à l'heure convenue. J'arrive dans un bâtiment de forme ronde, où l'on trouve pas plus de 20 bureaux environ. Je me présente à l'accueil en tant que "stagiaire avec Arnaud Jacquinez", le nom de mon tuteur. Une jeune fille, Justine, m'accompagne jusqu'au bureau d'Arnaud. Il se souvient de mon prénom et ne semble pas étonné de mon arrivée, qui a été surement légèrement préparée. Nous nous saluons et je lui tend ma main afin de serrer la sienne, mais nous passons directement aux bises. Arnaud me montre rapidement mon bureau, qui se trouve être dans le prolongement du sien. Arnaud se trouve 1m. à ma gauche et Nicolas, le graphiste, est en face de lui. Puis nous passons aux basiques : adresse mail, visite des locaux et présentations des/aux collègues tout en m'expliquant leurs différentes fonctions. Le tour est vite fait. Du fait de la petite taille de la structure, tous le monde semble se connaitre un minimum. Rapidement, je rentre dans le vif du sujet : ma première mission : mettre à jour le site internet http://colmar-expo.fr via WordPress. Arnaud m'explique la manip' à faire, et c'est parti. Après avoir récupéré la liste des event de l'année 2016 auprès d'Emilie, je me lance. J'ajoute ou je modifie les évènements en questions sur le site. C'est en totale autonomie que j'avance sur cette tâche. Arnaud me demande quelque "ca va?" par gentillesse mais semble confiant. Il m'annonce également que "ici c'est pas une prison", et m'invite à me connecter sur les réseaux sociaux avec mon compte perso et à utiliser mon smartphone quand je le souhaite. Je trouve cela positif, et ca donne une idée de l'ambiance qui reigne dans notre bureau, toujours bercée par la musique que Nicolas partage depuis ses haut-parleur.
C'est la pause de midi, je n'ai pas encore terminée les mises à jour. N'ayant pas prévu de repas, Arnaud propose de m'emmener près d'une boulangerie, puisqu'il doit se rendre au bureau de tabac de toute manière. J'accepte la proposition et Nicolas se joint à nous. C'est à ce moment que les premiers vrais contacts se feront avec Nicolas, qui semble parler peu. On aborde la question du master, de Saint-Etienne, son métier de graphiste, etc.. Tout cela en attendant Arnaud, un peu pour meubler surement. Durant le trajet, Arnaud aborde sa vie privée avec Nicolas, assis devant. De retour au bureau, nous mangeons dans LA salle de réunion qui est plutôt classe. Mobilier moderne, affiches des anciennes FAV avec un coté vintage, écran TV géant, haut parleur et tous les câbles nécessaires. Pendant que nous mangeons, il devient plus simple de discuter réellement que pendant la période de travail ou chacun avance sur son boulot. Nous parlons principalement de la FAV (programmation, thème, artistes, mon entretien, les collègues, etc..). c'est à ce moment qu'on me demande de rester discrète sur ce que j'entends dans les bureaux, surtout concernant les artistes qui ne sont pas encore annoncé officiellement au grand public; ce qui me semble normal. On me dit également que je peux donner mon avis/idée à tous moment, même sur des projets sur lesquels je ne travaille pas par exemple. Je ne suis pas "simplement stagiaire" et mon avis/idée peu éventuellement être intéressant(e). L'ambiance est détendue. Nicolas a (très bien) piégé Arnaud pour ce 1er avril. Je tutoie naturellement et immédiatement Arnaud et Nicolas sans qu'ils me le demande. Je me sens à l'aise. Pour ce qui est des autres collègues que j'ai aperçu rapidement, je me suis cantonné au vouvoiement par respect et puisque je les ai peu "fréquenté" cette journée. Après avoir fini mon repas, il me reste encore une heure de pause. Chacun retourne à son poste, mais n'y travail pas. Je "traine" alors sur internet, les réseaux sociaux, etc.. et Arnaud semble en faire autant.
14h, c'est la reprise officielle, mais chacun à déjà recommencer son travail un peu avant. Vers 15h30-16h, je termine ma mission. Je passe à la suivante : trouver comment devenir "Partenaire Festival" avec BlablaCar, le site de co-voiturage. "Tu t'occuperas de ca" me dit Arnaud. Bien, je prend donc contact avec BlablaCar afin d'obtenir plus d'information, puisqu'il n'y en a pas sur leur site. Je demande l'"autorisation" à Arnaud d'envoyer un mail à BlablaCar au nom de la FAV. Arnaud me guide dans les grandes lignes et ne demande pas à me relire. Il semble me faire confiance. Ok, j'envoie.
Petit moment de détente, un collègue consultant (et humouriste alsacien / Jean-Marie) passe dans le bureau pour questionner Arnaud, puis la conversation se fait. Ils parlent du monde de l'événementiel et tout le bureau en profite, moi également. Je viens de terminé ce que j'avais à faire et Arnaud est occupé. Plus tard, Arnaud m'envoie sur le site de la HardRockSession.
En effet, plus tôt dans la journée Arnaud m'avait annoncé mes futures missions principales : m'occuper du site de la FAV, rédactions de (bcp de) newsletters via Dreamweaver et m'occuper du "merchandising" des goodies de la HardRockSession. (t-shirt, briquet, écusson, etc..). Je dois aussi répondre aux messages privées qui arrivent sur Facebook. Même si je ne suis pas apte à répondre à toutes les questions, Arnaud me dit que c'est un bon moyen pour en apprendre un peu plus sur la FAV. Et je trouve qu'il a raison, c'est plutôt formateur. Arnaud va s'absenter 15-20 minutes et me propose donc de m'installer à son poste de travail en attendant pour pouvoir m'imprégner de l'outil HootSuit, qu'il utilise pour gérer les réseaux sociaux. Une fois de plus, il semble avoir confiance, vu qu'il me laisse aller sur son ordinateur. Je suis aussi en charge du compte Instagram ColmarExpo (qui représente le Parc Expo de Colmar). C'est pour cela qu'il m'a envoyé prendre des photos de la préparation des salles pour l'évènement de dimanche (Le Festival des Stars de la Danse).
17h30. Arnaud me dit que je peux partir. Je demande confirmation pour mes horaires (8h30-12h et 14h-17h30) puis je lance un "Salut, bon week-end. A lundi."

• 04/04 :

Tour/Visite du Parc Expo(tous les halls), coquille, loge, etc..

• 05/04 :
• 06/04 :
• 07/04 :
• 08/04 :