Stage Aurélie

Introduction

Mon stage se déroule à la Foire Aux Vins de Colmar du 01/04 au 16/08/2016.
Mes missions seront grossièrement les suivantes : aide à l'organisation du festival, community management, rédaction de newsletters, recherche de partenariat, participation aux évènements,.. et surement encore plein d'autres choses.

Pré-stage

Bien avant que mon stage débute, plusieurs questions s'accumulent déjà dans mon esprit.
Je débute mon stage le 01 avril, date emblématique pour faire des farces ! Toutefois, il s'agit aussi de mon premier jour de travail. Une farce sera-t-elle acceptée un jour de début de contrat de stagiaire ? Est-ce que l'ambiance de l'entreprise permet de faire des farces ou non ? Ne pas faire de farces pourrait être mal vu également..
Je ne connais pas encore le contexte de l'entreprise, ni leurs habitudes, leurs traditions ou les interdits. De ce fait, émerge une deuxième question : quelle tenue porter pour un premier jour ?
Quelle est le dress code de l'entreprise ? Est-ce qu'il y a un dress code selon la hiérarchie ? N'ayant pas eu de consigne à ce niveau là, dois-je en déduire que la tenue vestimentaire est libre et/ou sans réelle importance pour eux ? Je l'espère :)
Toute ces questions me viennent dans un esprit de "vouloir bien faire". J'aimerais m'adapter et m'intégrer rapidement dans l'équipe, en évitant les faux pas ou de transgresser les règles tacites sans en être consciente par exemple. Cependant, je connaitrais ces règles uniquement une fois que mon stage aura débuté. Il est donc difficile de "prévoir" réellement les choses. Je compte plutôt sur mon adaptabilité et mon sens de l'observation.
Par contre, il est possible de me préparer au mieux sur d'autres points. Il me semble nécéssaire de me renseigner le plus précisément(davantage que pour l'entretien) possible sur l'entreprise, grâce à divers recherches internet, de connaitre la programmation exacte du festival (date, horaire, artiste, guest), de prendre connaissance des derniers posts Facebook et Twitter, des dernières newsletters qui ont été envoyées, etc..

Carnet d'observation / Mes missions

Premier jour : 01/04

- Mise à jour de l'agenda du site http://colmar-expo.fr qui recense l'ensemble des évènements gérés par l'entreprise. (WordPress)
- Réponse aux messages privées sur FB.
- Recherche de partenariat avec BlablaCar.
- Découverte de HootSuite.
- Découverte site internet de la Hard Rock Session. http://hardrocksession.com
- Prise de photos pour le compte Instagram de Colmarexpo.

04/04 :

- Ajout des événements publics + spectacles sur la page FB de Colmar Expo + création d'image de couverture avec logo "Colmar Expo" (dans le cas où il n'y a pas de couverture existante).
- Apprentissage Dreamweaver pour newsletter.
- Manipulation de Powow4 pour newsletter.
- Création de la newsletter pour le mois de mai (pour la presse).
- Checker les sites internet et référencer la Hard Rock Session si besoin.
- Création de la page Wikipédia de la HardRockSession.

• 05/04 :

- Checker les sites internet et référencer la Hard Rock Session si besoin.
- Création de la page Wikipédia (abandon, manque de notoriété).
- Apprentissage "Shop" du site de la HardRockSession.
- Préparation demande devis t-shirt HardRockSession. (recherche d'information, quantité, fournisseur, etc..)

• 06/04 :

- Confirmation et envoie des demandes de devis.
- Réflexion pour merchandising objet 2015 de la HardRockSession.
- Ajout des concerts dans l'agenda du site de la Foire aux Vins + création de bannière pour chaque concerts.
- Ajout du cabaret + show Hall aux Vins(salle) dans l'agenda du site de la Foire aux Vin + création bannière.

• 07/04 :
• 08/04 :
  

Ecrit d'étonnement

Premier jour : 01/04

Avec un peu d'avance, j'avais questionné mon futur tuteur, Arnaud, concernant mon heure d'arrivée pour mon premier jour de stage. Il m'a rapidement répondu que je serais attendu pour 9h le 01/04. Je m'y suis donc rendu à l'heure convenue. J'arrive dans un bâtiment de forme ronde, où l'on trouve pas plus de 20 bureaux environ. Je me présente à l'accueil en tant que "stagiaire avec Arnaud Jacquinez", le nom de mon tuteur. Une jeune fille, Justine, m'accompagne jusqu'au bureau d'Arnaud. Il se souvient de mon prénom et ne semble pas étonné de mon arrivée, qui a été surement légèrement préparée. Nous nous saluons et je lui tend ma main afin de serrer la sienne, mais nous passons directement aux bises. Arnaud me montre rapidement mon bureau, qui se trouve être dans le prolongement du sien. Arnaud se trouve 1m. à ma gauche et Nicolas, le graphiste, est en face de lui. Puis nous passons aux basiques : adresse mail, visite des locaux et présentations des/aux collègues tout en m'expliquant leurs différentes fonctions. Le tour est vite fait. Du fait de la petite taille de la structure, tous le monde semble se connaitre un minimum. Rapidement, je rentre dans le vif du sujet : ma première mission : mettre à jour le site internet http://colmar-expo.fr via WordPress. Arnaud m'explique la manip' à faire, et c'est parti. Après avoir récupéré la liste des event de l'année 2016 auprès d'Emilie, je me lance. J'ajoute ou je modifie les évènements en questions sur le site. C'est en totale autonomie que j'avance sur cette tâche. Arnaud me demande quelque "ca va?" par gentillesse mais semble confiant. Il m'annonce également que "ici c'est pas une prison", et m'invite à me connecter sur les réseaux sociaux avec mon compte perso et à utiliser mon smartphone quand je le souhaite. Je trouve cela positif, et ca donne une idée de l'ambiance qui reigne dans notre bureau, toujours bercée par la musique que Nicolas partage depuis ses haut-parleur.
C'est la pause de midi, je n'ai pas encore terminée les mises à jour. N'ayant pas prévu de repas, Arnaud propose de m'emmener près d'une boulangerie, puisqu'il doit se rendre au bureau de tabac de toute manière. J'accepte la proposition et Nicolas se joint à nous. C'est à ce moment que les premiers vrais contacts se feront avec Nicolas, qui semble parler peu. On aborde la question du master, de Saint-Etienne, son métier de graphiste, etc.. Tout cela en attendant Arnaud, un peu pour meubler surement. Durant le trajet, Arnaud aborde sa vie privée avec Nicolas, assis devant. De retour au bureau, nous mangeons dans LA salle de réunion qui est plutôt classe. Mobilier moderne, affiches des anciennes FAV avec un coté vintage, écran TV géant, haut parleur et tous les câbles nécessaires. Pendant que nous mangeons, il devient plus simple de discuter réellement que pendant la période de travail ou chacun avance sur son boulot. Nous parlons principalement de la FAV (programmation, thème, artistes, mon entretien, les collègues, etc..). c'est à ce moment qu'on me demande de rester discrète sur ce que j'entends dans les bureaux, surtout concernant les artistes qui ne sont pas encore annoncé officiellement au grand public; ce qui me semble normal. On me dit également que je peux donner mon avis/idée à tous moment, même sur des projets sur lesquels je ne travaille pas par exemple. Je ne suis pas "simplement stagiaire" et mon avis/idée peu éventuellement être intéressant(e). L'ambiance est détendue. Nicolas a (très bien) piégé Arnaud pour ce 1er avril. Je tutoie naturellement et immédiatement Arnaud et Nicolas sans qu'ils me le demande. Je me sens à l'aise. Pour ce qui est des autres collègues que j'ai aperçu rapidement, je me suis cantonné au vouvoiement par respect et puisque je les ai peu "fréquenté" cette journée. Après avoir fini mon repas, il me reste encore une heure de pause. Chacun retourne à son poste, mais n'y travail pas. Je "traine" alors sur internet, les réseaux sociaux, etc.. et Arnaud semble en faire autant.
14h, c'est la reprise officielle, mais chacun à déjà recommencer son travail un peu avant. Vers 15h30-16h, je termine ma mission. Je passe à la suivante : trouver comment devenir "Partenaire Festival" avec BlablaCar, le site de co-voiturage. "Tu t'occuperas de ca" me dit Arnaud. Bien, je prend donc contact avec BlablaCar afin d'obtenir plus d'information, puisqu'il n'y en a pas sur leur site. Je demande l'"autorisation" à Arnaud d'envoyer un mail à BlablaCar au nom de la FAV. Arnaud me guide dans les grandes lignes et ne demande pas à me relire. Il semble me faire confiance. Ok, j'envoie.
Petit moment de détente, un collègue consultant (et humouriste alsacien / Jean-Marie) passe dans le bureau pour questionner Arnaud, puis la conversation se fait. Ils parlent du monde de l'événementiel et tout le bureau en profite, moi également. Je viens de terminé ce que j'avais à faire et Arnaud est occupé. Plus tard, Arnaud m'envoie sur le site de la HardRockSession.
En effet, plus tôt dans la journée Arnaud m'avait annoncé mes futures missions principales : m'occuper du site de la FAV, rédactions de (bcp de) newsletters via Dreamweaver et m'occuper du "merchandising" des goodies de la HardRockSession. (t-shirt, briquet, écusson, etc..). Je dois aussi répondre aux messages privées qui arrivent sur Facebook. Même si je ne suis pas apte à répondre à toutes les questions, Arnaud me dit que c'est un bon moyen pour en apprendre un peu plus sur la FAV. Et je trouve qu'il a raison, c'est plutôt formateur. Arnaud va s'absenter 15-20 minutes et me propose donc de m'installer à son poste de travail en attendant pour pouvoir m'imprégner de l'outil HootSuit, qu'il utilise pour gérer les réseaux sociaux. Une fois de plus, il semble avoir confiance, vu qu'il me laisse aller sur son ordinateur. Je suis aussi en charge du compte Instagram ColmarExpo (qui représente le Parc Expo de Colmar). C'est pour cela qu'il m'a envoyé prendre des photos de la préparation des salles pour les évènements du week-end (Top de Colmar + Festival de la Danse).
17h30. Arnaud me dit que je peux partir. Je demande confirmation pour mes horaires (8h30-12h et 14h-17h30) puis je lance un "Salut, bon week-end. A lundi."

04/04 :

Comme convenu, j'arrive à 8h30, mais doit patienter jusqu’à ce que Arnaud arrive pour qu'il me donne du travail. Je rencontre aujourd'hui une collègue du service communication (Léonore), qui était en vacance vendredi, lors de mon premier jour ainsi que Florian, un stagiaire uniquement présent le lundi, mardi et mercredi. Nous sommes tous dans le même bureau. On me présente aussi une stagiaire pour le service "Relation presse", qui sera installé dans un bureau à coté. Nous sommes donc 4 stagiaires en renforcement pour la préparation du Festival de la Foire Aux Vins qui approche. Aujourd'hui, je commence à mettre à jour la page FB du Parc Expo de Colmar en y ajoutant les événements manquants. Je crée également une image de couverture fb pour habiller les événements qui ne disposent pas de leur propre couverture. Par la suite, Arnaud me forme rapidement à Dreamweaver pour créer des newsletter. Puis, je passe sur la plateforme Powow4, qui permet la création de newsletter via du drag&drop mais aussi de gérer le listing des emails. Suite à cette petite formation, Arnaud me donne comme "exercice", la création de la newsletter du mois de mai pour annoncer à la presse les événements qui auront lieux en mai. Après plusieurs essai, j'arrive au résultat final et opérationnel. J'attends plus que la validation officielle.
Il est alors midi. Repas avec Arnaud, et deux autres stagiaires dans la salle de réunion (qui sert de salle de repas), les autres n'ont pas mangés sur place. Apres avoir mangé, Arnaud nous propose de nous faire visiter le Parc Expo en profondeur. Nous passons donc dans chaque hall et nous poursuivons vers "la coquille", qui est le théâtre de plein où ont lieux les concerts/spectacles durant la Foire aux Vins. On visite également les loges, le carrée VIP, etc.. C'est super intéressant et enrichissant. Après la pause de midi, Arnaud me demande de vérifier la présence de la HardRockSession sur les sites faisant référence au concert de métal/hard rock. Je fais donc le tour des sites. J'ajoute/met à jour l’événement lorsque nécessaire sur les différents sites. Je me rend alors compte qu'aucune page Wikipédia n'existe pour la HardRockSession. J'en parle à Arnaud, afin de savoir si ce serait pertinent que je la créée et la renseigne. Il me dit que oui, à la condition d'ajouter des informations supplémentaire comparé au site officiel de la HardRockSession.(un doublon serait inutile). Je ne suis pas apte moi-même à donner des détails sur la HardRockSession, vu mon ancienneté dans l'entreprise. Arnaud me dit de me tourner vers Léonore qui pourra surement me fournir du contenu à ce sujet. Bien.
Léonore est déjà parti, il est 17h30. Je m'en occuperais demain.

05/04 :

Je passe en revue les sites abordant le sujet des concert hard rock et/ou métal, et y ajoute la HardRockSession lorsque c'est nécessaire. La tâche est laborieuse et peu épanouissante. Ceci étant fini, c'est à le demande d'Arnaud que je lui envoie la liste des sites mis à jour. Une fois fini, Arnaud me parle de la partie merchandising de la HardRockSession, que je vais gérer. Fonctionnement du site, du back-office et les procédures pour l'envoi des produits par courrier me sont expliqués. Je suis donc en charge d'envoyer les prochaines commandes.

06/04 :

Arrivée dans le bureau à 8h30. Les autres arrivent au fur et à mesure. Après confirmation de Nicolas et Arnaud, j'envoie officiellement les demandes de devis aux différents fournisseurs. Suite à cela, je m'occupe de la mise à jour de l'agenda du site de la Foire aux Vins via Droopal. La tâche est longue, vu le nombre d’événements à ajouter + les images à créer au bon format + recherche d'informations. Mais je trouve cela intéressant, j'apprends réellement à me servir de la plateforme Droopal (1ère expérience). Pause de midi. Le ton est (encore) plus détendu pendant les repas. Une habitude commence à s'installer. Nous nous retrouvons "entre stagiaires" (3/4 stagiaires mangent sur place, les 3 filles) et Arnaud s'ajoute à nous pour le déjeuner. Les échanges portent principalement sur la Foire aux Vins. Arnaud répond volontier à nos questions de stagiaire plutôt curieuse.
Fin de la pause, je continue les mise à jour.

• 07/04 :
• 08/04 :
  

Résumé

Les étonnements relevés durant ce stage dépendent évidement des mes précédentes expériences professionnelles, car une comparaison se fait naturellement. Les "étonnements" constaté actuellement sont soit des situations que je n'ai jamais vécu dans le monde professionnel, ou à contrario, des situations récurrentes.
Afin d'établir le contexte dans lequel je me trouve aujourd'hui, une rétrospective de mes expériences professionnelles me semble intéressante. Ma dernière expérience professionnelle marquante est l'année d'alternance/apprentissage que j'ai effectué lors de ma licence en communication en 2014/2015. Cet apprentissage s'est déroulé au service communication d'une entreprise multinationale d'origine américaine(DuPont de Nemours). Le site sur lequel je travaillais était composé d'environ 300 personnes en usine et de 100 personnes dans les bureaux administratifs.
- Culture d'entreprise peu marquée? (a détailler/+ exemple)
- Moyenne d'age : ~45ans chez DuPont, ~30ans au Parc Expo.
- Pause cigarette et exclusion.
- Musique dans le bureau.
- Proximité des bureaux. Mon poste de travail se situe sur le prolongement du bureau de mon tuteur, Arnaud. Configuration originale mais pas dérangeante.
- Parler boulot pendant la pause. Une habitude. Lors de toute mes expériences précédentes, j'ai fais ce constat. nous parlons boulot pendant les pauses, car c'est la seule chose qui nous lient vraiment ?
- (Place parking attribuée?)
- La confiance totale. Arnaud semble avoir énormément confiance depuis le premier jour. J'ai effectué quelques tâches que j'estime importante, puisqu'elle sont visible par le public(mise à jour du site par exemple) et pourtant Arnaud ne vérifie pas mon travail immédiatement.
- Liberté et transparence. Libre d'utiliser mon smartphone ou encore les réseaux sociaux de façon personnelle en toute transparence lors de ma présence au bureau.